Falta a muitas empresas cultura voltada ao controle de custos. O mais comum é se debruçar sobre eles em momentos de crise, como o atual. Embora a atitude esteja correta, acompanhar a evolução das despesas continuamente traz muitas vantagens. Entre as mais importantes, está manter boa geração de caixa. Segundo Edno Oliveira dos Santos, diretor do IEF (Instituto de Estudos Financeiros), a redução espontânea de custos aumenta a competitividade da companhia. No caso do varejo, isso abre espaço para operar com margens menores em itens mais nervosos. Apesar disso, muitas empresas ainda adotam atitude reativa. "Existe uma crença distorcida e generalizada de que, se a empresa tem resultados satisfatórios, os custos se encontram em um patamar normal e, portanto, não há oportunidade de reduções”, afirma. Boa parte das economias pode ser feita na área de SG&A (sigla em inglês para despesas gerais, administrativas e de vendas). Para isso, existe uma série de análises e métodos que podem ajudar a identificar possíveis economias, criar planos de ação e executá-los. Confira.
1- Equipe de análise
Ter um colaborador ou equipe para acompanhar os indicadores de custos é a sugestão da consultoria Elo Group. "Contar com alguém analisando as despesas ajuda a identificar onde há desperdícios e oportunidades. Mas, para isso, é preciso ter, antes de tudo, controle”, afirma Adriana Mota, sócia-diretora da consultoria.
2- Referências internas e externas
Comparar os indicadores de custos – como a participação de cada despesa sobre a receita – aos praticados no mercado e entre lojas é importante. Ajuda não apenas a encontrar oportunidades de economia, mas também a fazer correções. Fábio Ferrari, sócio-gestor da consultoria Visagio, explica que o supermercadista precisa identificar primeiramente os custos de maior impacto e comparar com os de empresas de porte semelhante. Se alguém operar bem com despesas menores, significa que o varejo pode buscar performance parecida. O mesmo deve ser feito em relação às lojas. Elas podem ser agrupadas de acordo com características parecidas (tamanho, número de funcionários, faturamento). "Em cada grupo, podem ser identificadas as unidades que têm, por exemplo, boa produtividade com equipes mais enxutas. Essas filiais devem servir de modelo para reestruturar as demais”, afirma Ferrari. A ideia é estender tal raciocínio a outras despesas, como energia elétrica. "O supermercadista deve identificar para lojas semelhantes quantos quilowatts são utilizados de fato para operar. Feito isso, é preciso calcular o valor em dinheiro desse gasto. Novamente, o passo seguinte é eleger uma filial modelo e traçar ações para as outras alcançarem desempenho igual”, recomenda Ferrari.
3- Gastos com pessoal
Esse é um ponto de grande importância para o varejo, cujo maior desafio é obter o máximo de produtividade dos colaboradores. Ciente disso, a rede gaúcha Imec constatou que o alto turnover dificultava um melhor desempenho dos funcionários. Para reduzir o índice, adotou como critério de seleção dos candidatos as competências (características comportamentais) exigidas pelo cargo em vez de priorizar aspectos como experiência na função. "Com isso, aumentamos nosso grau de assertividade. A rotatividade caiu de 9% ao mês, em média, para 2% a 3%”, afirma Leonardo Taufer, diretor-presidente da rede, que opera 17 supermercados e 4 atacarejos. Em cargos de liderança, o executivo participa da etapa final do processo, entrevistando os candidatos. A mudança nos critérios de contratação reduziu custo com treinamento e garantiu bom nível de serviço aos clientes. "Não estamos olhando apenas para o presente. Em nosso planejamento estratégico para cinco anos, definimos que uma das alavancas para o crescimento da empresa é a experiência de compra oferecida aos consumidores”, diz Taufer. Segundo ele, neste momento, o brasileiro tem migrado para o cash & carry a fim de economizar, mas, quando a economia se recuperar, o atendimento voltará a pesar mais na escolha. O executivo afirma que os novos critérios de contratação já melhoraram indicadores de satisfação do cliente.
4- Despesas gerais
Segundo a Visagio, há boas possibilidades de economizar em: renegociação de contratos; gestão de benefícios (como vale-transporte, com revisão de rotas utilizadas pelos colaboradores), internet e telefonia (com adoção de soluções mais econômicas).
5- Economia de 9,7% em valor
A rede Imec adotou uma série de medidas para controlar despesas a partir do final de 2014. "Naquele momento, a análise do cenário já nos mostrava o início de um período complexo na economia do País”, explica Leonardo Taufer, diretor-presidente da empresa. Só nos primeiros seis meses deste ano, a queda foi de 9,7% em valor nas despesas totais. Já a representatividade dos custos em relação à receita caiu um ponto percentual no período. "Esses ganhos dão grande alívio ao caixa”, afirma o executivo. Confira as principais ações realizadas pela rede:
Compra de energia no mercado livre: 11 lojas tiveram suas estruturas adaptadas para serem abastecidas nesse modelo, que permite a negociação do preço diretamente com o fornecedor. "Não adotamos esse sistema em todas as unidades, pois é necessário um consumo mínimo para compensar a mudança. Em alguns casos, não valeria a pena o investimento”, explica o diretor-presidente da empresa.
Controle de reembolsos: a rede reduziu em 50% os pagamentos de quilometragem referentes a visitas às lojas. "Continuamos pagando o reembolso dos quilômetros rodados, mas agora otimizamos as rotas e criamos uma escala para os colaboradores que têm de visitar a mesma filial viajarem juntos. Orientamos que eles se desloquem sozinhos apenas quando necessário”, afirma Taufer.
Renovação de equipamentos: com a troca por modelos mais novos, a rede diminuiu despesas com manutenção. A iniciativa envolveu câmaras refrigeradas, balcões, caminhões para entrega, entre outros.
Renegociação de contratos: incluiu diversos prestadores de serviço (empresas que fazem o inventário da rede, a limpeza, etc.). "Negociamos valores ou indexadores de correção. São despesas relativamente pequenas, mas que, somadas, geram uma boa economia”, diz Taufer.
Outras reduções: o Imec também conseguiu diminuir o nível de estoque em quatro dias sobre 2015 e otimizar a frequência de abastecimento, além de melhorar a previsibilidade de compras, por exemplo. Houve ainda queda nas perdas. De janeiro a julho deste ano, elas atingiram 2,2%, contra 2,5% no ano passado.
Etapas do processo de reducao de despesas
Confira a seguir as fases de implementação de um projeto estruturado de economia, sugerido pelo Elo Group
Preparação
Nessa fase, a ideia é entender o contexto das mudanças, identificar as despesas mais relevantes, o comportamento delas ao longo do tempo e em cada área. Ela é importante para que a segunda etapa ocorra da melhor maneira possível
Intervenção
Esse é o momento de implementar o projeto. Isso passa por entender como as áreas funcionam, quais são as características semelhantes de operação entre elas. A ideia é garantir que as ações sejam implementadas de forma adequada em cada setor. É o caso de varejistas que têm lojas de diferentes tamanhos. Em cada uma as iniciativas podem ser diferentes, devido a necessidades distintas
Estabilização
Essa é uma fase que costuma ser negligenciada por muitas empresas. Depois de realizar as melhorias e obter ganhos, é comum deixar de acompanhar indicadores. A recomendação é monitorar se os resultados alcançados por cada ação estão sendo mantidos e, caso necessário, realizar correções
Economia gerada por cada iniciativa
Segundo o Elo Group, os percentuais de redução de custo abaixo foram embasados em estudos de mercado e projetos próprios